Gestió de grups
Last updated
Last updated
Per crear grup, des de la icona superior esquerra de la gestió comunitària, farem clic a l'opció Crear un nou grup.
Tipus. Seleccionarem una d'aquestes opcions:
Comunicació. Enviament de comunicacions de manera unidireccional als usuaris.
Participació. Grup en el qual tots els participants poden enviar comunicacions.
Atenció. Un canal que permet als usuaris comunicar-se privadament amb moderadors de la comunitat designats.
Nom del grup. Nom amb el qual s'identificarà el grup
Descripció. Descripció del grup que serà visible per als usuaris
Identificador. Si s'estableix un identificador, es pot accedir al grup amb un enllaç de tipus tfy.to/comunitat/idgroup on idgroup és l'identificador que s'ha definit. També cal tenir un identificador per a la comunitat.
Tipus d'accés. Podem establir:
Públic. El grup està obert i els usuaris que formen part de la comunitat poden unir-se lliurement
Moderat. El grup necessita l'aprovació d'administradors/moderadors perquè els usuaris hi entrin.
Privat. El grup és privat i només els administradors o moderadors poden afegir membres.
Llista de membres pública. Si ho comproveu, els usuaris podran veure la llista de membres del grup.
Llista d'administradors pública. Si l'activeu, els usuaris podran veure qui són els administradors del grup i posar-se en contacte amb ells (si els missatges privats estan habilitats a la comunitat).
Afegeix moderadors. Als grups d'atenció, podeu designar moderadors de grup des d'aquesta opció.
Convida els usuaris. En grups de comunicació/participació, podeu convidar membres de la comunitat que voleu afegir inicialment al grup des d'aquesta opció.
Accedint al menú de grup, a la part superior dreta, podem accedir si som administradors o moderadors a l'opció Configuració del grup.
En aquesta pantalla podem canviar els paràmetres de grup com ara nom, descripció, icona, identificador i visibilitat de la llista de membres.
Aquesta funció només és visible per a l'administrador del grup i permet restringir continguts per als usuaris i moderadors. D'aquesta manera, podeu definir que els usuaris només puguin enviar text i imatges, però no puguin enviar enquestes o esdeveniments, per exemple.
Per restringir continguts del grup, entrarem a la configuració del grup i tot seguit seleccionarem quins continguts volem habilitar per als moderadors del grup i per als usuaris.
Un cop configurats els tipus de comunicacions permeses, farem clic a Desa per confirmar els canvis.
Des del panell d'usuari mostrat, en funció dels nostres permisos, tindrem la possibilitat de realitzar accions sobre cada usuari.
Promociona a moderador. Permet que un usuari sigui promocionat a moderador, de manera que pugui enviar comunicacions en els grups de comunicació. Un moderador també pot afegir o suprimir usuaris, gestionar contingut i suprimir comunicacions.
Baixa a rol d'usuari. Us permet suprimir permisos d' un moderador, convertint-los en un usuari normal.
Suprimeix del grup. Permet eliminar un usuari del grup, de manera que l'usuari perdrà l'accés a tot el contingut del grup.
Envia un missatge a l'usuari. Permet l'enviament de missatges privats a aquest usuari. Els missatges seran visibles des de la pestanya Privada del web o des de la pestanya Xats de l'Aplicació.
Mitjançant el botó Afegeix al grup, un usuari o moderador d'administrador pot afegir un usuari al grup.
Tots els usuaris de la comunitat que no estiguin en el grup apareixeran a la pantalla. Des d'aquí podem buscar un membre per nom o descripció i seleccionar-lo per incloure'l en el grup. Finalment farem clic al botó Convida per afegir-los al grup.
És important destacar que quan un usuari s'afegeixi a un grup, el nou usuari tindrà accés a totes les comunicacions que s'hagin publicat al grup.
Per entrar en la configuració del grup de comunicació/participació, primer el seleccionarem en el menú de grups i després anirem a la roda de la dreta i farem clic a la informació del grup.
Això ens mostrarà un panell que mostra el codi del grup i el seu vincle d’accés.
A través del codi, en cas que sigui públic o moderat, un usuari pot sol·licitar l'accés al grup des de la pròpia aplicació mòbil o des de la web.
A través de l'enllaç d'accés, si teniu instal·lada l'aplicació mòbil Tellfy, ha de portar-vos directament al grup en qüestió, per entrar-hi o sol·licitar-ne l'accés.
Cal que, perquè els codis o enllaços funcionin, la comunitat no es configuri com a privada, sinó que s'hagi de configurar com a pública o moderada.
L'opció de buidar grup us permet suprimir tots els missatges antics del grup. Tingueu en compte que l'operació no és reversible i un cop eliminats els missatges, ja no es poden recuperar.
Per esborrar un grup hem de ser els administradors del grup. La supressió del grup és irreversible, de manera que un cop esborrat ja no es pot recuperar.
Per eliminar-lo, introduirem la configuració del grup i allà trobarem un botó Esborrar grup.
Ens demanarà que confirmem la supressió. Haurem d'introduir la paraula Delete respectant la primera lletra majúscula. I finalment farem clic a Eliminar.
Per exportar la conversa d'un grup hem de fer clic a la configuració de grup i seguidament a Exportar xat. Posteriorment, es descarregarà un document amb l'historial de totes les comunicacions que hi ha hagut al grup.
Per arxivar un xat de grup de la nostra comunitat s’ha de fer clic a la configuració de grup i posteriorment a Arxivar grup per mi. Aquesta acció oculta el grup de les llistes de l’usuari que ha iniciat sessió.
Un administrador de grup, a més, disposa de l’opció d’arxivar un grup per a tots els membres de la comunitat. L’opció també es troba dins de la configuració de grup, al botó d’Arxivar grup.
Per tant, anirem a la configuració de la nostra comunitat per poder veure tots els nostres xats de grups arxivats.
A continuació, s'obrirà la finestra següent on apareixeran tots els nostres xats arxivats. Es podran visualitzar les comunicacions mitjançant la icona de visualització i desarxivar amb la icona. La icona permet des arxivar per a tots els usuaris, si s’és administrador del grup i s’és administrador del grup.
Al seu torn, els usuaris no administradors que pertanyen a un grup que s’ha arxivat veuen en la gestió de grups arxivats que l’opció de des arxivar el grup està bloquejada, pendent que la resolgui un administrador.
Dins d’un grup es poden definir permisos per als seus usuaris. D’aquesta manera, es desbloqueja l’accés a funcionalitats de gestió avançades.
Des de la pàgina de membres de grup (accessible des del botó de veure membres de grup dins d’un grup), la icona en forma de clau permet gestionar els permisos de comunitat d’un membre.
Es pot detectar de manera àgil si un usuari de la llista ja disposa de permisos mitjançant el color de la icona, que es mostra groga quan existeixen permisos seleccionats.
Dins de la finestra de selecció de permisos, es poden cercar, seleccionar o desactivar els permisos requerits. S’ha de prémer el botó de guardar per a completar l’operació.
Als grups de comunicació, tan sols els administradors del grup hi poden enviar missatges.
Si es requereix que més usuaris enviïn con tingut, el permís de col·laborador de grup permet que un usuari enviï missatges al grup sense atorgar-li la capacitat d’administració del grup ni convertir el grup en un de participació on qualsevol hi pot enviar missatges.
Aquests missatges, anomenats “comunicació a revisar”, s’han d’aprovar per un administrador del grup per a que s’acabin enviant al grup.
Així, l’usuari amb permís de col·laborador del grup, enlloc de veure el botó d’enviar al costat del missatge que prepara dins del grup (ja sigui un missatge de text, document, publicació o un altre format), disposa del botó d’enviar a revisió.
L’usuari col·laborador pot comprovar l’estat de les seves comunicacions des de la pantalla accessible al menú de comunitat à comunicacions a revisar. Des d’aquesta taula es pot veure el contingut final de cada missatge amb el botó de visualització , esborrar de manera permanent una comunicació seva no desitjada amb el botó d’esborrat*, filtrar i cercar per columna o consultar l’estat de la comunicació.
L’estat inicial és en revisió, que passa a acceptada amb enviament pendent i a acceptada i enviada. També es pot declinar o trobar errors durant l’enviament.
Per a completar l’enviament d’una comunicació o rebutjar-la, un administrador del grup ha d’entrar a la pantalla de revisions des del menú de comunicació, veure el contingut final de cada missatge amb el botó de visualització, en forma d'ull, i acceptar o rebutjar la comunicació.
Es poden aprovar o rebutjar les comunicacions de manera individual amb els botons d’acceptació o rebuig, a l'esquerra de la taula, però també es poden fer amb diverses comunicacions de cop seleccionant-les i prement el botó d’acceptar seleccionades o rebutjar seleccionades.
Quan s’aproven una o més comunicacions, l’administrador del xat especiofica la data en la que s’envien.
Cal que marquem aquells que vulguem que puguin enviar. Els que no es marquin no podran ser enviats per aquests usuaris. L'administrador sempre podrà enviar qualsevol tipus de contingut.
Per accedir als membres del grup, seleccionarem un grup i farem clic a la icona dels usuaris de la dreta de la pantalla. Aquest botó només serà visible si tenim permisos per veure la llista de persones del grup.
