Funciones educativas

Gestión de alumnos

Para entrar en la gestión de alumnos entraremos en la comunidad y después en Gestión de alumnos. Si no ves esta opción, es que no está activada en tu comunidad. Contacta con Tellfy para que te la podamos activar.

Una vez dentro de la gestión de alumnos veremos una tabla con todos los alumnos que tenemos dados de alta. Desde aquí podremos filtrar alumnos por varios criterios. Podemos editar un alumno con el botón azul del lápiz, o eliminarlo con el botón rojo de papelera.

Para crear un alumno haremos clic en el botón de Crear y entraremos los datos básicos del mismo. Es importante que como mínimo entremos su nombre y la clase en la que está.

Se podrán elegir clases adicionales si se requiere.

En el campo de familiares introduciremos a los usuarios familiares del alumno. Los usuarios que asignemos en este campo recibirán las notificaciones de faltas de asistencia que se envíen, o las de agenda infantil en caso de que se utilice dicho módulo.

Lista de alumnos

La lista de alumnos del grupo seleccionado nos mostrará todos los alumnos y características de los mismos.

La página muestra una tabla con imagen, nombre, apellidos, clase, familiares e identificador de los alumnos. Los buscadores en la primera fila permiten realizar una búsqueda avanzada campo a campo. El botón de editar al final de cada fila permite modificar los detalles del alumno.

Incidencias y anotaciones de alumnos

Se pueden crear anotaciones vinculadas a un alumno, ya sea para indicar datos adicionales, observaciones de un día puntual o adjuntar calificaciones que estén al alcance desde su perfil.

Para mostrar la tabla de anotaciones de un alumno concreto, desde el menú de gestión de alumnos (accedido desde el menú de la comunidad) hay que pulsar el botón de anotación, con líneas horizontales, del final de cada fila de alumno:

O pulsar el botón de Incidencias y anotaciones en la pantalla de edición de un estudiante:

Dentro de la pantalla de incidencias y anotaciones se pueden gestionar las incidencias del alumno. Se muestra el concepto, descripción detallada, fecha y archivos de cada anotación. Los archivos vinculados a la anotación se pueden visualizar y descargar pulsando encima del enlace de descarga. Los buscadores de la primera columna permiten realizar una búsqueda avanzada según cada campo.

Si se pulsa el botón de Crear, se abre la página de creación de anotación. Se introduce un concepto y descripción, y se puede modificar la fecha y hora vinculada por la que convenga. Se pueden añadir los archivos necesarios pulsando el botón Buscar o arrastrando archivos al campo dedicado.

Dentro de la tabla, también se puede pulsar el botón de Editar para editar los campos de la anotación y borrar o añadir archivos. El botón de borrado permite borrar la anotación de manera permanente.

Faltas de asistencia

Para las faltas de asistencia en primer lugar necesitamos que se puedan dar de alta alumnos y asignarlos a los grupos de clase. Esto se explica en el apartado anterior, Gestión de alumnos.

También es necesario haber creado previamente las sesiones, para poder entrar los controles diarios según las sesiones. En caso de escuelas de primaria, como sesiones entraremos los controles que queramos hacer, por ejemplo, mañana o tarde.

Una vez tenemos ya los alumnos creados y asignados a sus clases, así como las sesiones, podemos entrar faltas de asistencia. Las faltas las pueden entrar los administradores y moderadores de los grupos clase.

Gestión de sesiones

Las sesiones nos permiten definir slots en los que poder hacer los controles de asistencia.

Para acceder a la gestión entraremos en la Configuración y haremos clic Gestionar sesiones.

En el caso de una escuela de primaria, se pueden definir asignaturas como “Mañana” o “Tarde”.

En el caso de un instituto, se crearían las asignaturas según los tramos de duración de las clases en sí, para poder pasar control en cada clase, por asignatura.

Para crear estas sesiones, haremos clic en el botón azul crear y se nos abrirá la siguiente ventana para rellenar los campos.

Finalmente, guardaremos.

Control de asistencia

Para pasar lista deberemos entrar en la pantalla del grupo clase y hacer clic en el botón de faltas de asistencia que está en la parte superior derecha.

A continuación seleccionaremos la fecha y la sesión (control) que queremos hacer:

Nos cargará la lista de alumnos de la clase y podremos hacer clic en los botones de Retraso, Falta, Falta justificada para entrar las faltas de asistencia. También podremos poner unas observaciones haciendo clic en el botón correspondiente a la derecha.

Exportar incidencias

Con el botón de Descargar informe, se pueden exportar las faltas de asistencia o incidencias de un periodo determinado.

Para exportar, hay que poner la fecha de inicio y de fin de las incidencias, seleccionar el tipo de falta y finalmente, se puede seleccionar un alumno concreto o dejarlo sin seleccionar para que aparezcan todos los alumnos del grupo.

Al descargar el informe, se descargará un excel con el detalle de todas las incidencias para el periodo indicado.

Agenda Infantil

La agenda infantil permite hacer el seguimiento diario de los alumnos para poder enviar a sus padres o tutores la información correspondiente de forma práctica y sencilla.

Para utilizar la agenda infantil, tiene que estar activado el módulo previamente y haber entrado los alumnos en la gestión de alumnos.

Entrada en la agenda

Para entrar en la agenda infantil se tiene que entrar en el grupo que se quiera hacer control y posteriormente a Agenda Infantil.

A continuación, seleccionaremos la fecha y el alumno sobre el cual queremos hacer la entrada diaria de la agenda. Para ello seleccionaremos del desplegable el alumno o haremos búsqueda sobre el desplegable.

Podremos entrar los datos para el niño/a indicando cómo ha comido, cómo ha dormido y otros campos que pueden ser completados.

Dispondremos también del campo de Observaciones que permite introducir un texto libre para explicar algo sobre el día en cuestión.

Una vez entrados los datos es importante dar a Guardar para que se guarden los datos entrados.

Copiar a...

Con la opción de Copiar a es posible copiar datos de unos niños a otros de la agenda.

Al hacer clic en este botón nos permitirá copiar los datos del niño actual en otros de su clase o sección. Al hacerlo, nos permitirá seleccionar si queremos copiar la agenda completa o bien solo las observaciones.

Enviar agenda

Para que se envíe la agenda a los progenitores, es necesario que estos estén vinculados al alumno. Esto se realiza desde la gestión del Alumno, seleccionando los familiares.

Al hacer clic en Enviar agenda, se enviará como Mensaje Privado desde el usuario que ha creado la entrada de la agenda del día.

Por este motivo es necesario que la persona tutora que entra la agenda tenga permisos de envío de mensajes privados. Si no, el sistema dará error cuando se intente hacer el envío.

Por otro lado, también podemos enviar la agenda a todos con tan solo un clic.

Puesto que los mensajes de agenda se envían como mensajes privados, si se quiere que la familia pueda responder, debe estar habilitada la opción de enviar mensajes privados para ellos.

En cambio, si no se quiere respuesta de familias, se deberá dejar desactivada esta opción.

Facturación

Ítems de facturación

Para gestionar los ítems de facturación se deberá de hacer desde nuestra configuración .

Una vez dentro, tendremos todo nuestro historial de ítems de facturación. Podremos editarlos, borrarlos y/o crear nuevos.

Ítems recurrentes

Los ítems recurrentes son aquellos que cada mes se cargarán en la cuenta del usuario.

Para ello, es importante activar la casilla de recurrente. Por consiguiente, se rellenarán los campos solicitados y se activarán los descuentos presentes si se aplicará en el ítem recurrente. Finalmente, solo quedará guardar.

Ítems para eventualidades

En esta sección, solo se crearán los ítems eventuales. Son aquellos que solo se cargarán en la cuenta del usuario cuando disfrute de él.

Descuentos aplicables

Para aplicar los descuentos en el ítem creado es importante activar el modelo 233 y añadir el precio subvencionado

Definir factura de alumnos

Añadir eventualidades

Una vez creadas las eventualidades haremos clic en el icono en forma de billete para añadir las eventualidades correspondientes a cada alumno.

Una vez dentro, seleccionaremos la fecha y el concepto de facturación que se quiere añadir. Seguidamente guardaremos esta acción.

Abrir y cerrar mes de facturación

Se podrá abrir y cerrar el mes desde facturación. Además se podrá seleccionar clase y/o alumno y abrir o cerrar el respectivo mes.

Descargar facturas del mes

Desde la pantalla de Generar Informe podremos descargar la facturación del mes.

Seleccionaremos de la lista las opciones de descarga disponibles y posteriormente el periodo mensual o anual que queremos descargar.

Para la facturación podremos tener dos formatos diferenciados:

- SEPA – Cuaderno 19. Permite cargar al banco la facturación.

- Padró. Compatible con el formato que interpreta Diputación de Barcelona para que sea esta institución la que emite la facturación mensual. Es utilizada en centros públicos de la provincia de Barcelona.

Gestión de cursos

Un centro educativo puede crear cursos, ya sea en función del año académico, el trimestre u otras denominaciones. Se selecciona uno de los cursos creados como el actual, y los nuevos grupos que se crean se asignan a ese curso. Así, se puede distinguir un grupo de otro según su curso.

Para gestionar los cursos hay que entrar al menú de la comunidad y seleccionar la opción de gestionar cursos.

En la pantalla de gestión de cursos se muestra una tabla con los cursos creados.

El botón de Crear abre el formulario de creación del curso, que requiere un nombre y un código único. El código no puede cambiarse una vez que se ha creado. Se recomienda seguir una nomenclatura parecida entre curso y curso.

De vuelta a la pantalla de gestión de cursos, el botón de Editar permite cambiar el nombre de un curso, mientras que el botón de borrado permite borrarlo de manera permanente, aunque se recomienda evitarlo si ya ha sido asignado a un grupo.

El último botón permite definir un curso como curso actual de la comunidad, y se indica con un sombreado azul que lo diferencia del resto de filas.