Grupos
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Para crear grupo, desde el icono superior izquierdo de la gestión comunitaria, haremos clic en la opción Crear un nuevo grupo.
Tipo. Seleccionaremos una de estas opciones:
Comunicación Envío de comunicaciones de forma unidireccional a los usuarios.
Participación. Grupo en el que todos los participantes pueden enviar comunicaciones.
Atención. Un canal que permite a los usuarios comunicarse privadamente con moderadores de la comunidad designados.
Nombre del grupo. Nombre con el que se identificará el grupo
Descripción. Descripción del grupo que será visible para los usuarios
Identificador. Si se establece un identificador, se puede acceder al grupo con un enlace de tipo tfy.to/comunidad/idgrupo donde idgrupo es el identificador definido. También es necesario tener un identificador para la comunidad.
Tipo de acceso. Podemos establecer:
Público. El grupo está abierto y los usuarios que forman parte de la comunidad pueden unirse libremente
Moderado. El grupo necesita la aprobación de administradores/moderadores para que los usuarios entren.
Privado. El grupo es privado y sólo los administradores o moderadores pueden añadir miembros.
Lista de miembros pública. Si lo comprueba, los usuarios podrán ver la lista de miembros del grupo.
Lista de administradores pública. Si lo activa, los usuarios podrán ver quiénes son los administradores del grupo y ponerse en contacto con ellos (si los mensajes privados están habilitados en la comunidad).
Agregar moderadores. En los grupos de atención, puede designar moderadores de grupo desde esta opción.
Invita a los usuarios. En grupos de comunicación/participación, puede invitar a miembros de la comunidad a que quiera añadir inicialmente al grupo desde esta opción.
Accediendo al menú de grupo, en la parte superior derecha, podemos acceder si somos administradores o moderadores en la opción Configuración del grupo.
En esta pantalla podemos cambiar los parámetros de grupo tales como nombre, descripción, icono, identificador y visibilidad de la lista de miembros.
Esta función sólo es visible para el administrador del grupo y permite restringir contenidos para usuarios y moderadores. De esta forma, puede definir que los usuarios sólo puedan enviar texto e imágenes, pero no puedan enviar encuestas o eventos, por ejemplo.
Para restringir contenidos del grupo, entraremos en la configuración del grupo y seguidamente seleccionaremos qué contenidos queremos habilitar para los moderadores del grupo y para los usuarios.
Es necesario que marquemos aquellos que queramos que puedan enviar. Quienes no se marquen no podrán ser enviados por estos usuarios. El administrador siempre podrá enviar cualquier tipo de contenido.
Una vez configurados los tipos de comunicaciones permitidas, haremos clic en Guardar para confirmar los cambios.
Desde el panel de usuario mostrado, en función de nuestros permisos, tendremos la posibilidad de realizar acciones sobre cada usuario.
Promociona a moderador. Permite que un usuario sea promocionado a moderador, de modo que pueda enviar comunicaciones en los grupos de comunicación. Un moderador también puede añadir o eliminar usuarios, gestionar contenido y eliminar comunicaciones.
Baja a rol de usuario. Le permite eliminar permisos de un moderador, convirtiéndolos en un usuario normal.
Eliminar del grupo. Permite eliminar un usuario del grupo, por lo que el usuario perderá el acceso a todo el contenido del grupo.
Envía un mensaje al usuario. Permite el envío de mensajes privados a ese usuario. Los mensajes serán visibles desde la pestaña Privada de la web o desde la pestaña Chats de la Aplicación.
Mediante el botón Añadir al grupo, un usuario o moderador de administrador puede añadir un usuario al grupo.
Todos los usuarios de la comunidad que no estén en el grupo aparecerán en la pantalla. Desde aquí podemos buscar a un miembro por nombre o descripción y seleccionarlo para incluirlo en el grupo. Finalmente haremos clic en el botón Invita para añadirlos al grupo.
Es importante destacar que cuando un usuario se añada a un grupo, el nuevo usuario tendrá acceso a todas las comunicaciones que se hayan publicado en el grupo.
Para entrar en la configuración del grupo de comunicación/participación, primero lo seleccionaremos en el menú de grupos y después iremos a la rueda de la derecha y haremos clic en la información del grupo.
Esto nos mostrará un panel que muestra el código del grupo y su vínculo de acceso.
A través del código, en el caso de que sea público o moderado, un usuario puede solicitar el acceso al grupo desde la propia aplicación móvil o desde la web.
A través del enlace de acceso, si tiene instalada la aplicación móvil Tellfy, debe llevarse directamente al grupo en cuestión, para entrar o solicitar el acceso.
Es necesario que, para que los códigos o enlaces funcionen, la comunidad no se configure como privada, sino que deba configurarse como pública o moderada.
La opción de vaciar grupo le permite eliminar todos los mensajes antiguos del grupo. Tenga en cuenta que la operación no es reversible y una vez eliminados los mensajes, ya no se pueden recuperar.
Para exportar la conversación de un grupo debemos de hacer clic en la configuración de grupo y seguidamente a Exportar chat. Posteriormente, se descargará un documento con el historial de todas las comunicaciones que ha habido en el grupo.
Con el fin de archivar un chat de grupo de nuestra comunidad se deberá de hacer clic en la configuración de grupo y posteriormente en Archivar grupo para mí. Esta acción oculta el grupo de las listas del usuario que ha iniciado sesión.
Un administrador de grupo, además, dispone de la opción de archivar un grupo para todos los miembros de la comunidad. La opción también se encuentra dentro de la configuración de grupo , en el botón de Archivar grupo.
Por consiguiente, iremos a la configuración de nuestra comunidad para poder ver todos nuestros chats de grupos archivados.
A continuación, se abrirá la siguiente ventana donde aparecerán todos nuestros chats archivados. Se podrán visualizar las comunicaciones mediante el icono de visualización y desarchivar para el usuario que ha iniciado sesión con el icono . El icono permite desarchivar para todos los usuarios, en el caso que se sea administrador del grupo i se ha archivado para todos sus miembros.
A su vez, los usuarios no administradores que pertenecen a un grupo que se ha archivado ven en la gestión de grupos archivados que la opción de desarchivar el grupo está bloqueada, pendiente de que la resuelva un administrador.
Los estados de grupo sirven para diferenciar los mismos grupos entre sí. Para ello, iremos a nuestra configuración de la comunidad y a continuación haremos clic en Gestionar estados de grupo.
Una vez dentro de nuestra gestión de estados de grupo se podrá crear uno nuevo y/o modificar y borrar un estado de grupo ya creado.
Por consiguiente, para crear un estado de grupo nuevo, se deberá de rellenar los campos con el estado que se desee. Del mismo modo, se deberá de seleccionar un color para el mismo. Por último, se guardará la acción realizada.
Para establecer el estado del grupo en cuestión, haremos clic en nuestra configuración de grupo y posteriormente seleccionaremos en Editar el estado del grupo.
A continuación, se abrirá la siguiente ventana para seleccionar el estado del grupo y haremos clic encima del botón Seleccionar para guardar la acción.
Para borrar un grupo debemos ser los administradores del grupo. La supresión del grupo es irreversible, por lo que una vez borrado ya no se puede recuperar.
Para eliminarlo, introduciremos la configuración del grupo y allí encontraremos un botón Borrar grupo.
Nos pedirá que confirmemos la supresión. Deberemos introducir la palabra Delete respetando la primera letra mayúscula. Y finalmente haremos clic en Eliminar.
Dentro de un grupo se pueden definir permisos para sus usuarios. De esta manera, se desbloquea el acceso a funcionalidades de gestión avanzadas.
Desde la página de miembros de grupo (accesible desde el botón de ver miembros de grupo dentro de un grupo), el icono con forma de llave permite gestionar los permisos de comunidad de un miembro.
Se puede detectar de manera ágil si un usuario de la lista ya dispone de permisos mediante el color del icono, que se muestra en amarillo cuando existen permisos seleccionados.
Dentro de la ventana de selección de permisos, pueden buscarse, seleccionarse o deseleccionarse los permisos requeridos. Se debe pulsar el botón de guardar para completar la operación.
En los grupos de comunicación, solo los administradores del grupo pueden enviar mensajes.
Si se requiere que más usuarios envíen contenido, el permiso de colaborador de grupo permite que un usuario envíe mensajes al grupo sin otorgarle la capacidad de administración del grupo ni convertir el grupo en uno de participación donde cualquiera puede enviar un mensaje.
Estos mensajes, denominados “comunicación a revisar”, deben ser aprobados por un administrador del grupo para que terminen siendo enviados al grupo.
Así, el usuario con permiso de colaborador del grupo, en vez de ver el botón de enviar al lado del mensaje que prepara dentro del grupo (ya sea mensaje de texto, documento, publicación u otro formato), dispone del botón de enviar a revisión.
El usuario colaborador puede comprobar el estado de sus comunicaciones desde la pantalla accesible en el menú de comunidad à comunicaciones a revisar. Desde esa tabla puede previsualizar el contenido final de cada mensaje con el botón de visualización con forma de ojo, borrar de manera permanente una comunicación suya no deseada con el botón de borrado, filtrar y buscar por columna o consultar el estado de la comunicación.
El estado inicial es en revisión, que pasa a aceptada con envío pendiente y a aceptada y enviada. También se puede declinar o encontrar errores durante el envío.
Para completar el envío de una comunicación o rechazarla, un administrador del grupo debe entrar a la pantalla de revisiones desde el menú de comunicación, previsualizar el contenido final de cada mensaje con el botón de visualización, con forma de ojo, y aceptar o rechazar la comunicación.
Se pueden aprobar o rechazar las comunicaciones de manera individual con los botones de aceptación o rechazo, a la izquierda de la tabla, pero también se puede hacer con varias comunicaciones de golpe seleccionándolas y pulsando el botón de aceptar seleccionadas o rechazar seleccionadas.
Al aprobar una o más comunicaciones, el administrador del chat especifica la fecha en la que se enviarán.
Para acceder a los miembros del grupo, seleccionaremos un grupo y haremos clic en el icono de los usuarios dela derecha de la pantalla. Este botón sólo será visible si tenemos permisos para ver la lista de personas del grupo.
